Klokkenluidersregeling

HOOFDSTUK 1 – ALGEMEEN

1.1. INLEIDING – WAT IS EEN KLOKKENLUIDER EN WAAROM DEZE REGELING?

Een klokkenluider is een persoon die wantoestanden in een bedrijf openbaar maakt. Dat kan een medewerker zijn, maar ook iemand anders die voor het werk in contact komt met een bedrijf waar onregelmatigheden plaatsvinden. Klokkenluiders kunnen situaties aankaarten waar ze zelf last van hebben, maar ook praktijken die ongezond zijn voor collega’s, voor klanten of voor de organisatie.

Om inbreuken van eender welk type aan te kaarten, moet je behoorlijk wat lef hebben. Je treedt uit een zwijgende groep die vaak ook wel weet dat er iets niet klopt, maar niets durft of wil zeggen. Je neemt het risico om te worden beschouwd als een moraalridder, een pietje-precies of een klikspaan. Nochtans is het voor een bedrijf erg belangrijk dat medewerkers of andere betrokkenen durven opstaan en een wanpraktijk of inbreuk op de wet melden. Zo blijft het bedrijf gezond en een plek waar mensen graag komen werken.

Om die reden heeft de Verzekeringsmaatschappij van Onderlinge Bijstand HospiPlus (hierna maatschappij of HospiPlus) een goed, transparant en veilig kader uitgewerkt dat de drempel om een bezorgdheid of inbreuk te melden, laag houdt en ervoor zorgt dat de klokkenluider, alsook diens naaste omgeving, wordt beschermd tegen potentiële nefaste gevolgen verbonden aan een melding.

In dit document staan dan ook alle regels en procedures beschreven die duidelijk aangeven waarover en door wie er meldingen kunnen worden gedaan, welke kanalen er precies bestaan om (vermeende) onregelmatigheden binnen HospiPlus te melden zonder hierbij de normale hiërarchische weg te moeten volgen, en uit welke verschillende stappen de procedure bestaat. Deze regels en procedures treden onmiddellijk in werking en vervangen alle vorige versies van de klokkenluidersregeling van de maatschappij.

1.2. JURIDISCH KADER

De procedures van HospiPlus voor interne melding voldoen aan de criteria van de wet van 28 november 2022 tot omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden.

HOOFDSTUK 2 – MATERIEEL TOEPASSINGSGEBIED

2.1. WELKE INBREUKEN KAN MEN MELDEN EN ZIJN IN SCOPE?

De melding van volgende inbreuken vallen binnen het toepassingsgebied van onderhavige regeling:

• inbreuken i.v.m. overheidsopdrachten;
• inbreuken i.v.m. financiële diensten, producten en markten (inclusief het voorkomen van witwassen van geld en de financiering van terrorisme);
• inbreuken tegen de veiligheid en conformiteit van producten;
• inbreuken tegen de vervoersveiligheid en de beveiliging van alle transportmiddelen;
• inbreuken tegen milieubescherming;
• inbreuken tegen nucleaire beveiliging of beveiliging tegen schadelijke stralingen;
• inbreuken tegen de voedselveiligheid en de voederveiligheid (van dieren);
• inbreuken tegen de gezondheid en het welzijn van dieren;
• inbreuken tegen de volksgezondheid;
• inbreuken i.v.m. consumentenbescherming;
• inbreuken tegen de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens;
• inbreuken i.v.m. de beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
• inbreuken bij de bestrijding van belastingfraude;
• inbreuken bij de bestrijding van sociale fraude;
• inbreuken i.v.m. de ondermijning van de financiële belangen van de Europese Unie;
• inbreuken i.v.m. de interne markt, inclusief schendingen van de mededingings- en staatssteunregels van de EU.

2.2. WAT MET MELDINGEN BUITEN SCOPE?

Meldingen die niet binnen het materieel toepassingsgebied van onderhavige regeling vallen, zoals bv. uitingen van ontevredenheid of meldingen over immoreel of onethisch gedrag, worden niet behandeld overeenkomstig de bepalingen van onderhavige regeling, noch zijn de beschermingsmaatregelen, zoals gestipuleerd in deze regeling, van toepassing.

HOOFDSTUK 3 – PERSONEEL TOEPASSINGSGEBIED – WIE KAN EEN MELDING DOEN?

Het toepassingsgebied van onderhavige regeling omvat in principe slechts meldingen die gedaan worden door klokkenluiders die informatie hebben verkregen over inbreuken in een werk-gerelateerde context.

Onderhavige regeling is dan ook van toepassing op meldingen die vallen binnen het materieel toepassingsgebied en gedaan worden door:

• (ex) werknemers of medewerkers van HospiPlus;
• (ex) werknemers van de verzekeringsagenten van de maatschappij;
• (ex) consultants;
• (ex) vrijwilligers of al dan niet bezoldigde stagiairs;
• personen van wie de werkrelatie nog moet aanvangen, in het geval de informatie over inbreuken werd verkregen tijdens het wervingsproces of andere precontractuele onderhandelingen;
• (ex) bestuurders, (ex) directieleden of (ex) medewerkers van een toezichthoudende autoriteit;
• (ex) werknemers van leveranciers, aannemers en onderaannemers.

Deze regeling is ook van toepassing op:

• facilitators, zijnde de personen die de klokkenluider tijdens het meldingsproces bijstaan en wier hulp vertrouwelijk moet zijn;
• derden die verbonden zijn met de klokkenluider en het risico lopen op vergelding in een professionele context, zoals collega’s of familieleden van de klokkenluider;
• juridische entiteiten die eigendom zijn van de klokkenluider, waarvoor de klokkenluider werkt of waarmee de klokkenluider in een werk-gerelateerde context verbonden is.

Voor de melding van inbreuken in verband met financiële diensten, producten en markten (inclusief het voorkomen van witwassen van geld en de financiering van terrorisme), kan elke persoon een melding doen, ongeacht of de informatie werd bekomen in een werk-gerelateerde context.

HOOFDSTUK 4 – HOE KAN IEMAND EEN MELDING DOEN?

Er bestaan 3 verschillende kanalen om een inbreuk te melden (intern, extern, publieke openbaarmaking) en een klokkenluider kiest in principe zelf welk meldkanaal hij of zij het meest geschikt acht. HospiPlus raadt weliswaar aan om altijd eerst gebruik te maken van het intern meldingskanaal.

4.1. INTERNE MELDING

Wie intern binnen HospiPlus een inbreuk wil melden, kan dit via e-mail op volgend gecodeerd adres: klokkenluiden@hospiplus.be

Binnen HospiPlus wordt de compliance cel aangesteld als meldingsbeheerder (= aanspreekpunt), hetgeen betekent dat de compliance cel alle interne meldingen en verslagen zal ontvangen, ze op een vertrouwelijke en onafhankelijke wijze zal onderzoeken en ze veilig zal bewaren. Andere personen die zelf meldingen van inbreuken ontvangen, zijn verplicht deze meldingen onmiddellijk door te geven aan de compliance cel via het e-mail adres klokkenluiden@hospiplus.be.

4.2. EXTERNE MELDING

Een klokkenluider kan ook beslissen om een melding te doen bij een extern meldingskanaal, in het bijzonder wanneer:

• het intern meldingskanaal niet beschikbaar is of niet naar behoren functioneert;
• er onvoldoende gevolg werd gegeven aan een interne melding;
• de klokkenluider gegronde redenen heeft om aan te nemen dat hij of zij ofwel het slachtoffer zal worden van represailles of dat het extern meldingskanaal beter in staat is om doeltreffende maatregelen te nemen.

Bij koninklijk besluit van 22 januari 2023 tot aanduiding van de bevoegde autoriteiten voor de uitvoering van de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector, heeft de wetgever de volgende instanties aangewezen die bevoegd zijn voor een bepaald domein en die zullen instaan voor het ontvangen en behandelen van meldingen, alsook het opleggen van eventuele sancties:

• 1° de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie;
• 2° de Federale Overheidsdienst Financiën;
• 3° de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu;
• 4° de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer;
• 5° de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;
• 6° de Programmatie Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid;
• 7° het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;
• 8° het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten;
• 9° het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen;
• 10° de Belgische Mededingingsautoriteit;
• 11° de Gegevensbeschermingsautoriteit;
• 12° de Autoriteit voor Financiële diensten en Markten;
• 13° de Nationale Bank van België;
• 14° het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren;
• 15° de autoriteiten gemeld in artikel 85 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;
• 16° het Nationaal Comité voor de beveiliging van de levering en distributie van drinkwater;
• 17° het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie;
• 18° het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering;
• 19° het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen;
• 20° de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening;
• 21° de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid;
• 22° de Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst;
• 23° de Autonome dienst Coördinatie Anti-Fraude (CAF);
• 24° de Scheepvaartcontrole.

De Federale Ombudsman (https://www.federaalombudsman.be/nl) is belast met de coördinatie van deze externe meldingen en treedt op als standaard bevoegde autoriteit die ook betrokken wordt bij een eventuele herverdeling indien een melding wordt gedaan bij een onbevoegde autoriteit.

4.3. PUBLIEKE OPENBAARMAKING

Een publieke openbaarmaking, bv. via pers of sociale media, is alleen toegestaan als:

• de interne en externe meldingen onbehandeld blijven en er geen passende actie wordt ondernomen;
• de klokkenluider redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de inbreuk een duidelijk dreigend en reëel gevaar vormt voor het openbaar belang; of
• er in geval van een externe melding een risico op represailles bestaat, of het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen, omwille van bijzondere omstandigheden zoals
  bijvoorbeeld het achterhouden of vernietigen van bewijsmateriaal.

HOOFDSTUK 5 – WELKE INFORMATIE MOET EEN MELDING BEVATTEN?

De melding moet minstens de volgende informatie bevatten:

• de feiten waaruit de inbreuk blijkt;
• de aard van de inbreuk;
• de naam en desgevallend de functie van de persoon over wie de inbreuk wordt gemeld;
• de periode of het tijdstip waarop de inbreuk betrekking heeft;
• elk bewijs van de inbreuk en elk ander element dat de klokkenluider relevant lijkt.

De klokkenluider dient de nodige zorgvuldigheid in acht te nemen om de juistheid van de informatie te waarborgen. Een melding dient in alle geval te goeder trouw te gebeuren en mag geen persoonlijk gewin beogen.

HOOFDSTUK 6 – WAT GEBEURT ER NA EEN INTERNE MELDING?

Hieronder worden de verschillende stappen binnen de interne meldingsprocedure toegelicht.

6.1. VORMVEREISTEN MELDING

Het melden van een inbreuk is vormvrij en kan via e-mail gedaan worden overeenkomstig de bepalingen van hoofdstuk 4. Hoewel er geen formele vereisten zijn bij het melden, is het steeds aangewezen om aan te geven dat het wel degelijk om een melding gaat zoals bedoeld in onderhavige regeling. Zo wordt vermeden dat er onduidelijkheid bestaat over de toepasselijkheid van de regeling.

6.2. ONTVANGSTBEVESTIGING

De compliance cel registreert de melding in een vertrouwelijk en goed beveiligd intern register, en bezorgt de klokkenluider binnen de 7 dagen (na ontvangst van de melding) een ontvangstbevestiging van de melding, met een korte toelichting van wat de volgende stappen zijn.

6.3. ONDERZOEK EN OPVOLGING VAN DE MELDING

De compliance cel start een voorafgaand onderzoek op om na te gaan of de melding op het eerste gezicht gegrond lijkt. Hierbij evalueert de compliance cel of:

• de melding gebaseerd is op redelijke gronden; en
• of de melding binnen het toepassingsgebied van deze regeling valt.

Als de melding ongegrond is, wordt er geen verder onderzoek ingesteld en informeert de compliance cel de klokkenluider daarover binnen een redelijke termijn na de interne melding. Deze beslissing wordt via e-mail meegedeeld en grondig onderbouwd (duidelijke argumentatie waarom de melding niet wordt weerhouden).

Als de melding gegrond is, start de compliance cel een uitgebreid, onafhankelijk onderzoek op en wordt de klokkenluider hiervan via e-mail op de hoogte gebracht. Indien nodig, kan de compliance cel de klokkenluider of eventuele andere personen om bijkomende informatie vragen. De compliance cel kan eveneens alle documenten van de maatschappij inzien en/of opvragen, wanneer deze documenten nodig zijn om het onderzoek naar behoren te kunnen uitvoeren.

Na afloop van het onderzoek én na afstemming met de klokkenluider, brengt de compliance cel de algemeen directeur van de maatschappij op de hoogte van de resultaten van het onderzoek. Op basis van de onderzoeksresultaten van de compliance cel beslist de algemeen directeur, samen met de overige directieleden, welke maatregelen noodzakelijk zijn.

Indien de melding onmiddellijk en persoonlijk betrekking heeft op een directielid of een lid van de compliance cel, of als de onafhankelijkheid van iemand van de compliance cel in het gedrang komt, kan er een beroep gedaan worden op een externe partij om het onderzoek te voeren. Op dat ogenblik neemt de externe partij met betrekking tot de betrokken melding alle verantwoordelijkheden van de compliance cel over. De externe partij zal de resultaten van het onderzoek voorleggen aan de voorzitter van de Raad van Bestuur. Op dat ogenblik ligt de beslissing over de te nemen maatregelen bij de Raad van Bestuur.

6.4. FEEDBACK

Binnen een termijn van 3 maanden (vanaf datum ontvangstbevestiging melding), stelt de compliance cel de klokkenluider schriftelijk op de hoogte van het uiteindelijk inhoudelijk standpunt en de maatregelen waartoe de melding heeft geleid.

6.5. REACTIE KLOKKENLUIDER

De compliance cel stelt de klokkenluider in de mogelijkheid om te reageren op de finale uitkomst van het onderzoek van de melding en de genomen maatregelen.

Als de klokkenluider van mening is dat de melding niet deugdelijk of afdoend onderzocht is, of dat de conclusies wezenlijke onjuistheden bevatten, reageert de klokkenluider via e-mail binnen een termijn van 7 dagen. De compliance cel reageert hier inhoudelijk op en stelt zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in waarvan de klokkenluider in kennis wordt gesteld.

HOOFDSTUK 7 – BESCHERMINGSMAATREGELEN

7.1. GEHEIMHOUDINGSPLICHT

HospiPlus, en in het bijzonder de compliance cel, zorgt ervoor dat de identiteit van de klokkenluider geheim blijft. Dit geldt tevens voor alle andere informatie aan de hand waarvan rechtstreeks of onrechtstreeks de identiteit van de klokkenluider kan worden achterhaald.

De identiteit van de klokkenluider zal nooit bekend gemaakt worden zonder diens vrije en uitdrukkelijke toestemming, behalve in de gevallen waarin geheimhouding, juridisch gezien, niet af te dwingen is. Dit laatste is het geval wanneer het gaat om een noodzakelijke en evenredige verplichting krachtens bijzondere wetgeving in het kader van een onderzoek door nationale autoriteiten (vb. CDZ, GBA,…) of in het geval van een gerechtelijke procedure.

De identiteit van betrokkenen wordt beschermd zolang het onderzoek naar aanleiding van een melding lopende is.

De compliance cel draagt er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal enkel toegankelijk is voor de desbetreffende medewerkers van de cel.

7.2. VERBOD OP REPRESAILLES

De persoon die te goeder trouw een melding doet, kan noch burgerrechtelijk, noch strafrechtelijk, noch tuchtrechtelijk vervolgd worden omwille van de melding (of openbaarmaking) over (mogelijke) inbreuken. Er kan in deze situatie ook geen enkele professionele sanctie uitgesproken worden als gevolg van een dergelijke melding. Klokkenluiders kunnen ook niet aansprakelijk worden gesteld voor het verwerven van of toegang tot de informatie die wordt gemeld (of openbaar wordt gemaakt), tenzij die verwerving of die toegang op zichzelf een strafbaar feit vormde.

Vergelding, schorsing, ontslag, demotie (of het onthouden van promotie), het niet verlengen van contracten, achterhouden van opleidingen, daadwerkelijke represailles, bedreigingen, discriminatie en/of andere vormen van onbillijke behandeling t.a.v. de klokkenluider als gevolg van dit soort meldingen (of openbaarmaking), zijn verboden.

Bij inbreuken op de bescherming van klokkenluiders, zullen passende acties ondernomen worden om de positie van de klokkenluider te vrijwaren, terwijl de wettelijk bepaalde beschermingsmaatregelen die aan de klokkenluider worden geboden, onverminderd blijven gelden.

7.3. BUITENGERECHTELIJKE BESCHERMINGSPROCEDURE IN HET KADER VAN REPRESAILLES

Ten aanzien van de klokkenluider kunnen slechts maatregelen worden genomen die geen verband houden met de melding van de inbreuk. De klokkenluider die van mening is dat er sprake is van benadeling ingevolge het doen van een melding, kan een met redenen omklede klacht indienen bij de Federale Ombudsman (https://www.federaalombudsman.be/nl) die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart. De Federale Ombudsman verifieert het bestaan van een redelijk vermoeden van een represaille. De bewijslast dat het geen represaille is, ligt bij HospiPlus.

7.4. TOEGANG TOT ONDERSTEUNINGSMAATREGELEN

Ongeacht het gekozen meldkanaal, kan de klokkenluider rekenen op de ondersteuning van het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de Rechten van de Mens (FIRM) (https://www.federaalinstituutmensenrechten.be/nl).

Dit Instituut fungeert als centraal informatiepunt inzake de bescherming van klokkenluiders en kent volgende opdrachten:

• het verstrekken van informatie en tips over de procedures en verweermiddelen;
• het bieden van juridische bijstand;
• het verstrekken van technisch advies;
• het verstrekken van psychologische, mediagerelateerde – en sociale ondersteuning;
• het verstrekken van financiële bijstand in het kader van een gerechtelijke procedure;
• het promoten van de bescherming van de rechten van klokkenluiders en van een juridische en sociale cultuur die klokkenluiden bevordert;
• het opstellen van onafhankelijke rapporten.

7.5. BESCHERMINGSVOORWAARDEN EN START BESCHERMING

De klokkenluider komt in aanmerking voor de beschermingsmaatregelen, zoals beschreven in dit hoofdstuk, mits hij of zij:

• gegronde redenen had om aan te nemen dat de bekendgemaakte informatie op het moment van de melding juist was en binnen het toepassingsgebied van onderhavige regeling viel; en
• de meldingsprocedure correct heeft nageleefd.

Wanneer het gevoerde onderzoek uitwijst dat de klokkenluider misbruik heeft gemaakt van de meldingsprocedure door kwaadwillige, lichtzinnige of oneerlijke meldingen te doen (= bv. door opzettelijk en bewust onjuiste of misleidende informatie te geven), heeft de klokkenluider geen recht op de bescherming en kunnen passende sancties worden opgelegd (= zoals deze voorzien in het arbeidsreglement). Bovendien heeft iedere persoon die door dergelijke meldingen (of openbaarmakingen) schade lijdt, recht op het instellen van schadevergoedingsmaatregelen.

Naast de klokkenluider zelf, kunnen ook de andere personen zoals vermeld in hoofdstuk 3 van onderhavige regeling, zijnde facilitators, collega’s of andere verbonden derden, alsook juridische entiteiten, aanspraak maken op de beschermingsmaatregelen beschreven in dit hoofdstuk, mits ze gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de bekendgemaakte informatie op het moment van de melding juist was en binnen het toepassingsgebied van onderhavige regeling viel.

De beschermingsmaatregelen treden in werking vanaf de dag van de melding. De begindatum wordt ter bevestiging meegedeeld aan de klokkenluider. Van zodra blijkt dat de melding van een onregelmatigheid gebaseerd is op foutieve of valse gegevens, wordt de bescherming onmiddellijk opgeheven.

HOOFDSTUK 8 – BESCHERMING VAN DE PERSOON OP WIE DE MELDING BETREKKING HEEFT

HospiPlus garandeert ook een bescherming van de persoon op wie de melding betrekking heeft. Zo wordt de compliance cel geacht het evenwicht te bewaken tussen de belangen en rechten van alle betrokken partijen, en het onderzoek in verband met de melding op een onafhankelijke en onpartijdige wijze te voeren, waarbij er rekening wordt gehouden met zowel de belastende als de ontlastende elementen.

De persoon op wie de melding betrekking heeft, heeft tevens recht op informatie over de inbreuken die hem of haar worden toegeschreven. Hij of zij heeft ook het recht om het eigen standpunt mee te delen en zijn of haar recht op verdediging uit te oefenen. Indien nodig, kan de persoon ook de nodige correcties laten doen als bepaalde gegevens uit het dossier onvolledig of onjuist zijn. De betrokken persoon mag wel geen kopie maken van de gegevens van de melding, noch van aan het onderzoek gerelateerd materiaal, van bevindingen en/of van genomen maatregelen, en dit ongeacht het format of de dragers waarop deze informatie is opgeslagen.

Om het onderzoek niet te hinderen, kan het recht op informatie weliswaar tijdelijk worden opgeschort of zelfs worden beperkt.

De identiteit van de klokkenluider zal echter nooit meegedeeld worden aan de betrokken persoon, noch enige informatie waaruit zijn of haar identiteit rechtstreeks of onrechtstreeks zou kunnen worden afgeleid.

HOOFDSTUK 9 – VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

In het kader van onderhavige regeling worden persoonsgegevens verwerkt waarbij HospiPlus optreedt als verwerkingsverantwoordelijke.

De persoonsgegevens hebben betrekking op alle bij de melding betrokken personen en worden verwerkt in het kader van de behandeling en het onderzoek van de melding, met het oog op het treffen van de geschikte maatregelen of sancties, of met het oog op de verdediging van de belangen van de maatschappij of derden in rechte.

De verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op:

• de wettelijke verplichting bestaande in hoofde van HospiPlus om in een passende interne klokkenluidersregeling te voorzien; en/of
• het gerechtvaardigd belang in hoofde van HospiPlus om de belangen van de maatschappij, alsook deze van de medewerkers desgevallend in rechte te kunnen verdedigen.

De relevante informatie die verwerkt wordt, beslaat de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• de naam, functie en contactgegevens van de klokkenluider, evenals de naam, functie en contactgegevens van elke andere persoon tot wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen zich uitstrekken;
• de naam, functie en contactgegevens van de perso(o)n(en) beoogd in de melding, met inbegrip van, in voorkomend geval, het ondernemingsnummer.

Persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de behandeling van een specifieke melding, worden niet verzameld, of worden, indien onbedoeld verzameld, onmiddellijk gewist.

De verzamelde persoonsgegevens worden minstens bijgehouden tot wanneer de gemelde inbreuk is verjaard.

Onverminderd de bepalingen van hoofdstuk 8 van onderhavige regeling, kunnen de personen wier gegevens verwerkt worden in het kader van deze regeling, hun rechten (zoals onder meer hun recht op informatie en inzage, recht op verbetering van onjuiste gegevens, recht op bezwaar, enz.) uitoefenen zoals bepaald in de privacyverklaring van HospiPlus. Deze privacyverklaring wordt gepubliceerd op de website van de maatschappij. Daarnaast kunnen zij eveneens een klacht neerleggen bij de functionaris voor gegevensbescherming van de maatschappij of bij de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

HOOFDSTUK 10 – CONTROLE EN RAPPORTERING

De compliance cel ziet toe op de naleving van de in dit beleid vermelde principes, zorgt ervoor dat de informatie die via de klokkenluider wordt aangebracht, ook effectief wordt onderzocht, is verantwoordelijk voor het documenteren van de meldingen, en volgt op of de nodige maatregelen worden getroffen om de mistoestanden te beëindigen.

Via het jaarlijks compliance verslag wordt aan het Directiecomité en de Raad van Bestuur gerapporteerd over de status, de implementatie en de werking van onderhavige regeling, zonder weliswaar de identiteit van eventuele klokkenluiders prijs te geven.

Om de effectiviteit van onderhavige regeling te kunnen bewijzen, houdt de compliance cel een register bij van alle ontvangen meldingen. Dit register vermeldt geen identiteitsgegevens van de betrokkenen, maar omschrijft wel welk gevolg werd gegeven aan de melding en waarom. De meldingen zelf worden minstens bijgehouden tot het einde van de contractuele relatie die de klokkenluider met HospiPlus verbindt, of bij gebrek aan enige contractuele relatie, tot het einde van het onderzoek.

HOOFDSTUK 11 – GOEDKEURING EN HERZIENING REGELING

Deze klokkenluidersregeling, alsook elke wijziging hieraan, wordt voorgelegd aan, en goedgekeurd door het Directiecomité en de Raad van Bestuur van HospiPlus. De regeling wordt periodiek, en minstens driejaarlijks, geëvalueerd door de compliance officer.

Op heden is versie 3 van de klokkenluidersregeling van toepassing welke goedgekeurd werd door de Raad van Bestuur op 5 juni 2024.

Dit document is openbaar, wordt gepubliceerd op de website van de maatschappij en wordt kenbaar gemaakt aan alle medewerkers van HospiPlus.